Assistant Administratif - Assistante Administrative de Projet H/F - Studio Formation

Studio Formation, centre de formation certifié Qualiopi spécialisé dans la formation professionnelle en prothésie ongulaire, recherche un assistant administratif et digital ou une assistante administrative et digitale freelance pour accompagner son développement.La mission sera réalisée entièrement à distance. La personne interviendra en soutien de la dirigeante dans la gestion administrative, pédagogique et digitale du centre de formation.Vos principales missions :- assurer le suivi administratif des apprenantes, de leur inscription jusqu'à la fin de leur formation ;- créer, compléter et mettre à jour les dossiers sur la plateforme Digiforma ;- vérifier la présence des documents obligatoires : conventions, contrats, convocations, questionnaires, émargements, attestations et évaluations ;- suivre l'avancement des apprenantes et effectuer les relances nécessaires ;- répondre aux demandes courantes des prospects et des apprenantes par e-mail ou messagerie ;- organiser les rendez-vous, visioconférences et échéances pédagogiques ;- participer au classement et à l'archivage des documents nécessaires au suivi Qualiopi ;- mettre à jour les informations et les contenus du site Internet ;- préparer, programmer et publier des contenus sur les réseaux sociaux ;- créer des supports de communication simples à partir de l'identité visuelle de Studio Formation ;- contribuer au suivi des inscriptions et aux différentes tâches administratives du centre.Conditions d'exercice :Mission freelance réalisée à 100 % à distance. Aucun déplacement régulier n'est demandé. La personne organise ses interventions de manière autonome, dans le respect des échéances convenues avec Studio Formation.Une disponibilité régulière en semaine est souhaitée afin d'assurer le suivi des demandes et des dossiers. Le volume d'intervention et l'organisation seront définis conjointement avant le démarrage de la mission.La personne devra disposer de son propre ordinateur, d'une connexion Internet fiable et des outils nécessaires à la réalisation de la prestation. Une présentation des procédures internes et des outils utilisés par Studio Formation sera assurée au début de la collaboration.Statut indépendant obligatoire : micro-entreprise, entreprise individuelle ou société permettant l'émission de factures.Une expérience dans un organisme de formation, la maîtrise de Digiforma et la connaissance des exigences Qualiopi / CPF constitueraient de véritables atouts.

Experience: 3 An(s)Compétences: Assistant de gestion,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Assistant de gestion et d'administration du personnel,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Planification des tâches et gestion des priorités,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Titre professionnel secrétaire assistant,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des déplacements professionnels,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Saisir des documents juridiques,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administrativesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Formation continue d'adultesListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Reporting
• Création de l'identité visuelle
• Logiciels bureautiques
• Réseaux sociaux
• Compte-rendu
• Création d'une base documentaire
• Facturation
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Prise de note